吉天生产与物料管理方案就是针对生产制造型企业的集中式管理方式推出的全新的集商贸、生产、仓储、物料管理的信息化解决方案。该方案是从采购、销售、生产、仓储、物料、应收应付等方面应用的全面清晰化管理的信息化软件平台。
1.2、企业现状
1.2.1、企业信息化状况
配方食品行业未能实现全信息化管理，企业内部网络只有办公楼与仓库，目前使用的管理软件已不能满足现在的需求，各个部门的信息不能实现共享，缺乏先进的管理理念。
1.2.2、企业现存的问题
销售部
1．竞争异常激烈，经常在接订单前不知道到底该报多高的价格才能有利可图；
2．下订单时，没能及时收集库存信息，生产部的排单信息，不能做到更快速回复客户交期；
3．订单的数据反馈不及时，不能做到数据实时共享给其它部门；
4．采购的数据反馈不及时，不能做到数据实时共享给其它部门；
5．不能及时收集销售、采购、生产进度、费用等的信息；
6．单据重复录入与统计分析工作量大、效率不高；
7．原料采购下单，经常出于安全考虑，按毛需求下达采购单，造成原料库存积压；
技术部
1. 由于是按订单生产，需要经常更改配方，产品信息日益庞大，难以管理与保密；
2. 配方师的配方过程与结果，完全靠手工登记，并经过多人传递，丢失或错漏数据时有发生；
3. 配方的高度保密性得不到严格控制，传递信息职责不清晰；
4. 因原料的季节、环境、来源、产地、批次不同，配方时常改变；
5. 各种原料的物理化学性能、技术指标、采购加权价格，法律法规规定、欧洲编码规定、美国编码规定、国家食品安全法规定等众多信息，目前完全是采用手工登记，需要手工翻阅，查阅效率很低。
生产部
1．部门内部文件的管理不规范；
如：配方车间，只是手工按照配方进行配料，也没有文件归档已备查；
对配方比例数据的管理，车间用料的单据管理不到位，也没有文件归档备查；
2．手工登记与统计车间用料，容易出错，不能随时准确快速统计出车间某日期的用料实际情况与准确度；
3．原料管理混乱。没有有效的原料管理的制度及系统，造成原料浪费及积压严重。特别是车间的原料管理处于放任处自流的状态，影响了整个企业物流的顺畅运行。由于生产数据多，且数据的收集、维护和检索工作量大，使得数据的基础管理混乱；
4. 影响生产计划的因素较多，生产计划的制订非常复杂，凭经验做计划；
5．不能对产品进行很好的质量跟踪，对于发生质量的产品不能及时发现产品来源和数量；
6．生产的数据反馈不及时，不能做到数据实时共享给其它部门；
7. 产品中的半成品制造周期长短不一和配方数据的不清晰造成配制品管理不易。且在生产配制过程中经常有废料产生，部分废料不可回收利用，废料管理复杂；
8. 生产计划的制订与车间任务工作繁重。因为产品种类多，原料众多，影响生产过程的不确定因素多，导入到制订生产计划、采购计划困难；
9．原料备料及替换困难。
仓储部
1．库存账本、卡记录不全不清晰；
2．库存数据不准确，更谈不上动态管理仓库，降低库存积压成本；
3．部门的组织架构不适应企业的规模，职责不清；
4．供应商经常没按采购数量送货，往往会多送；
5．库存积压严重。原材料库存、在制品库存（在车间）、产成品库存积压严重，占用了大量的流动资金。
其它问题
1．目前全部工作都是采用传统的手工方式，现有办公软件已不能满足现有生产的需要，数据不及时、不准确、不规范；
2．原料在出入仓、配方过程都需要称重，计算，采用手工计算的效率低、出错机率高；
3．各环节的反馈信息滞后，严重影响了生产进度与管理决策的下达；
4．长期以来手工记载的信息量大，资料繁多，翻阅困难，进一步影响了各部门的工作协调与生产；
5．生产成本高涨，财务危机信号不明显，员工工作积极性不高，利润得不到最大化。
1.3、总结
■ 公司在保持较高发展速度的同时，随时都能查看到准确的销售业绩、库存、财务等的信息将越来越重要；
■ 因为规模和数据量的快速膨胀，收集信息的准确度、完整性和及时性越来越难以保证，所以公司应该采用先进的IT技术，加强 公司的信息收集能力和处理能力。如：利用互联网的信息传输的优势加强公司的信息收集能力，利用大型数据库的强大处理功能加强公司的信息处理能力，借助于ERP系统的业务功能规范手工处理流程提高业务处理的效率，借助ERP系统对公司的销售、物料与库存情况、采购、生产进度、应收应付账款健康状况作及时的分析，随时能提供准确的信息给管理层做出正确的决策。
1.4、总体目标
利用现代化的计算机和通信技术，结合公司的经营业务，建设企业信息化管理系统，增强企业信息的获取和处理能力，为公司的决策和控制提供及时的信息，具体如下：
■ 统一管理制度、规范管理流程、明确工作职责；
■ 归档现有的原料、产品、配方、客户档案、人事档案等基础数据，实现集中式统一管理与共享；
■ 提高配方的机密性，严格灵活的授权配方管理；
■ 采用条形码自动识别，达到快速高效的管理效果；
■ 准确快速地预算生产周期，准时准量地交期完工，实时监控生产进度，提高生产效率；
■ 提高销售订单管理，及时掌握市场动态；
■ 提高公司运营的规范性，改变手工操作环境下，业务处理的随意性，加强业务处理的流程化、规范化，进而不断改进、提高管理水平；
■ 提高公司原料采购合理性；实现公司相关决策的科学性；
■ 实现往来帐款的健康性，提高财务处理往来帐物的及时性和准确性，提高财务部门制作各种管理性财务报表的效率；
■ 完善经营体系、加强市场开拓，通过对信息的更全面、更及时、更有效的运用，来提高企业活动的有效性；
■ 全公司网络信息资源最大限度的综合利用和共享；
■ 最终做到提高公司管理水平、提高劳动生产率、增强企业市场竞争能力。
第二章 需求与解决方案
2.1、当前运作流程
2.1.1描述
食品公司以按订单生产经营模式为主（辅以计划生产），客户下单，会提供相关产品信息给销售部的接单员，业务员会把此信息传达到技术部的配方车间。最终，配方完成并提供给客户方确认，通过确认后，定义为确认版配方。
配方师按确认版样品列出具体用的原料品种、规格及比例，提供清单给销售部的报价员、采购员，并负责配方保密。报价员根据原料成本、人工成本对客户进行报价。客户接受报价后再下订单。
接生产订单的业务员把订单下达到采购部、生产部。采购员对库存不足的原料下采购单；生产部会对订单进行排期排产，把估算出来的完工日提供给接单员回复客户。原料经检验合格进库，生产部领料开始生产配制，须委外加工的则发往外厂加工或调制半成品，中间品质管理由品控部负责完成，工人完工数量由生产部专人统计，统计结果作工人工资计算及生产进度跟踪使用。最终，成品合格缴成品仓库。
业务部人员接到完成生产通知后，通知仓库备货，最终，按订单做销货单！
2.2、流程分解
2.2.1、流程架构
本节描述了现行各部门的子流程和及流程当中的单据说明。
■ 实现总部、采购销售部门、工厂整体协作与数据共享的管理模式，避免重复数据录入与统计；
■ 原材料、半成品、成品出入仓管理，按批次登记与出入仓及存货管理；
■ 总部统一采购原材料，采购原材料可直接物流到工厂材料仓库或总部仓库再进行调拨；
■ 采购的原材料可灵活设置批次管理，同时也可进行半成品与成品采购管理；
■ 加强配方管理流程与保密性，让每个工序灵活简便。
■ 工厂完工的产品须按批次登记入库，并实时反映到销售部门甚至总部所有部门；
■ 销售部门销售出货时需按批次出仓，并及时反映各批次的销售及存货信息；
■ 工厂生产时需对原材料进行领料、退料，并实时反映原材料的出入仓信息；
■ 总部采购、销售部门、工厂、仓库实现远程实时数据管理；
■ 严密的数据安全管理与灵活的系统权限管理。
2.2.1.1销售部
说明：
■ 报价单——可以依据BOM表（配方清单）处提供的成本信息为依据对客户进行报价。
■ 受订单——是指销售部门经过确认，和客户已经签订销售合同的订单，这张订单上的产品我们是要按期交货的。受订单是生产需求分析的一个需求来源。
■ 订单变更作业——对订单进行修改作业、结案、反结案的操作。
■ 出库备货单——业务部得知生产部完成生产任务后，依据订单信息通知仓库备货，已备发货。
2.2.1.2、生产部
说明：
■ 生产需求分析——根据销售订单或计划单的货品的需求情况，参照BOM配方表分析出制成品及原料的需求量及不足量，提出相应的采购建议和生产建议，并可根据实际情况产生采购单(或请购单或询价单)和加工单（或托工单）。
■ 制令单——也叫派工单，是下达生产命令的第一道手续；生产需求分析后，若配成品不足时，系统会产生加工单，也是生产工单，当开始生产时必须先下生产工单，根据这张生产工单进行后续生产领/退/补料动作，最后根据这张加工单进行成品缴库。
■ 生产通知单——根据制令单对应货品的配方工艺。加工单的通知单产生相应的生产领料通知单，有多少个工艺就可以产生多少张通知单。有了生产通知单意味着生产的流程开始了。
■ 生产日报表——完成了生产领料就进入生产，在生产日报中可记载生产完成的状况，产出多少，未完成多少；通过生产日报可将每道工序当日的完成情况上报，以使车间管理人员及时得到生产信息，以保证生产运行顺畅，通过此界面可以将这道工序生产的费用（制造、人工）、时间（有效、损耗）、数量（产出、不合格）等数据一览无余。
■ 委外加工单——因本厂产能不能满足或设备不具备，需叫其它加工厂商加工而派生的单据。
2.2.1.3、采购部
说明：
■ 请购单——部分原料价格上涨的话，需通过请购单进行操作。
■ 询价单——新的原料品种，还未选定供应商，价格未定下的时候，需要询价。
■ 采购单——采购单亦叫做采购合同。当您接到订单后，首先看仓库的存货够不够，若不够就要组织采购部门去采购，则会产生采购单。采购可以算进货的第二步骤，采购单与进货单资料完全连线，并可管制已交货数量、订金，已交货完毕者自动结案。
■ 采购变更作业——对采购单进行修改作业、结案、反结案的管理。
2.2.1.4、仓储部
说明：
■ 生产领料单——将生产成品时每一道工序所用的原材料按工序分批领出来进行加工；此单中可以方便的对要发料的货品进行货品预估，估算出该货品的库存及计划发出收到量；可以通过凭证模板产生凭证达到和总帐系统无缝衔接的效果。
■ 成品缴库——生产完成之后，最后就是成品缴库了。
■ 销货单——销货单是最终送给客户的单据，系统会自动扣账。
■ 库存盘点——生产盘点单据时，系统可以自动过滤出账载数量，与盘点数量形成明显对比，得出盘盈盘亏。
2.2.1.5、财务部
说明：
■ 凭证：生产与业务环节的发生单据，一般以记账凭证方式存在；
■ 审核：财务凭证必须经过审核通过后，方能生效；
■ 过账：每张财务凭证都必须记账，真正写入财务账本，产生相应的财务报表；
